Asking for vital records

Asking for vital records

Asking for vital records to the Italian Registrar of Vital Statistics

Ufficio dello Stato Civile

Under Italian law, records of births, marriages, and deaths are maintained by the Registrar of Vital Statistics (Ufficio dello Stato Civile) in the city (comune or municipio) where the event occurred.
Before to send your request, remember that Italian registrar officers are not required to assist in genealogical researches. And, unless complete and correct information is provided, no search will be undertaken. You need to provide names, surnames, date and location where the event occurred.

BIRTHS (Atto di nascita):

In first place, there are two options when you fill a form requesting for information about births:

  • CERTIFICATE OF BIRTH (Certificato di Nascita) – Contains first name and surname, date and place of birth.
  • SUMMARIZED EXTRACT OF BIRTH (Estratto per riassunto di Nascita) – Contains first name, surname, place, date and hour of birth, and other related notations.

These two options have no information about filiation: fathers and mothers names. If you want information about parents, you have to make a special request:

  • SUMMARIZED EXTRACT OF BIRTH COMPLETE WITH PATERNITY AND MATERNITY (Estratto per riassunto atto di nascita completo di paternità e maternità) – Contains first name, surname, place, date and hour of birth, father and mother’s name, and other related annotations.

By Italian law, (Legge 31 ottobre 1955, n. 1064 Disposizioni relative alle generalità in estratti, atti e documenti e modificazioni all’ordinamento dello stato civile, and Codice in materia di protezione dei dati personali) vital records with information about parents, only can be requested by the same person who is mentioned as born in the document, or his or her parents, or by anyone, having a special  and justifiable motivation, and being the document older than 70 years from its date of issuance. (1)

  • INTEGRAL COPY (Copia integrale) These are photocopies of the originals, authenticated by the Italian Civil Registrar Office. Of course, these are the ideal documents for genealogists, since they contain the entire original information. As they have what is considered protected information by law (parents’ names, descriptions, marginal notations, etc.) only could be requested under the same requirements: by the same interested, or their parents, or having special motivations and being more than 70 years older.

MARRIAGES (Atti di matrimonio):

  • CERTIFICATE (Certificato di Matrimonio) – Contains first names and surnames, date and place of birth of both spouses and certification of date and place of marriage.
  • SUMMARIZED EXTRACT OF MARRIAGE (Estratto per riassunto di matrimonio) – Contains first names, surnames, place and date of birth of both spouses and certification of date and place of marriage, and other related annotations. As in the case of births, these two options have no information about filiation of spouses: their fathers and mothers names.
  • INTEGRAL COPY OF MARRIAGE (Copia integrale di matrimonio) These are also photocopies of the originals, authenticated by the Italian Civil Registrar Office. As in the case of births, they only could be requested under the same requirements: by the same interested, or their parents, or having special motivations and being more than 70 years older.

DEATH (Atto di morte):

  • CERTIFICATE (Certificato di Morte) – Contains first name and surname, date and place of birth, commune of residence of the deceased, civil status, and date and place of death.
  • SUMMARIZED EXTRACT OF DEATH (Estratto per riassunto atto di morte)– Contains first name, surname, place and date of birth, commune of residence of the deceased and certification of date, place and hour of death.
  • INTEGRAL COPY OF DEATH (Copia integrale dell’atto di morte) It is under the same regulations than the other integral copies.

In general, the cost of all these documents is for free, with no charge, although some communes charge a small fee, less than 5 euros.

Here you can see a form as an example of how to make a request with all the above mentioned options:

– Italian Genealogy Form Letters to send genealogical inquiries to Italy

CERTIFICATE OF HISTORICAL FAMILY STATUS (Certificato di Stato di Famiglia Storico):

This very unusual certificate is, no doubt, a goal for genealogists. It contains information on the whole family. Some towns started keeping this type of record as early as 1870 but was not common until 1911, or even 1930 in Southern Italy. It contains information on each member of the family: grandparents, parents, siblings, births, deaths, marriages, in usually chronological order.

This document is also required for notary purposes, or to hold information about inheritances, successions, etc.

This certificate can be obtained from the Ufficio di Stato civile (Office of Vital Records) of the town or city.

The Office of Anagrafe (Office of the Census) keeps the Certificato di stato di famiglia (Certificate of Family Status). This document shows the composition of the family unit, including names and dates and places of birth, etc. limited to the family members who were still present at the time the document was prepared.

To ask for it, you have to fill a form in which you have to provide all the information you have about the family holder and members of the family: names, dates and location. You also have to attach a valid photo ID, and your personal information, explaining for what purpose you need it.

Italian regulations about protection of privacy of public vital records

These are the Italian regulations about protection of privacy of public vital records:

Legge 31 ottobre 1955, n. 1064 Disposizioni relative alle generalità in estratti, atti e documenti e modificazioni all’ordinamento dello stato civile

Articolo 1
L’indicazione della paternità e della maternità sarà omessa: 1) negli estratti per riassunto e nei certificati relativi agli atti di nascita, di matrimonio, di cittadinanza, negli atti attestanti lo stato di famiglia e nelle pubblicazioni di matrimonio esposte al pubblico; 2) in tutti i documenti di riconoscimento.
Articolo 2
L’indicazione della paternità e della maternità sarà altresì omessa in ogni altro atto, dichiarazione, denunzia o documento in cui sia prescritta dalle norme vigenti al momento della approvazione della presente legge, nei quali la persona sia indicata per fine diverso da quello relativo all’esercizio di doveri o diritti derivanti dallo stato di legittimazione o di filiazione.

Decreto Presidente della Repubblica 3 novembre 2000, n. 396 Regolamento per la revisione e la semplificazione dell’ordinamento dello stato civile, a norma dell’articolo 2, comma 12, della legge 15 maggio 1997, n. 127

Articolo 107 – Estratti per copia integrale
1. Gli estratti degli atti dello stato civile possono essere rilasciati dall’ufficiale dello stato civile per copia integrale soltanto quando ne è fatta espressa richiestada chi vi ha interesse e il rilascio non è vietato dalla legge.
2. L’estratto per copia integrale deve contenere: a) la trascrizione esatta dell’atto come trovasi negli archivi di cui all’articolo 10, compresi il numero e le firme appostevi; b) le singole annotazioni che si trovano sull’atto originale; c) l’attestazione, da parte di chi rilascia l’estratto, che la copia è conforme all’originale.
Articolo 108 – Contenuto
1. Ogni estratto degli atti dello stato civile debe contenere: a) l’indicazione di estratto per riassunto o per copia integrale; b) la sottoscrizione dell’ufficiale dello stato civile o del funzionario delegato; c) il bollo dell’ufficio.
2. I certificati di stato civile devono contenere le generalità come per legge delle persone a cui i singoli eventi si riferiscono e gli estremi dei relativi atti. I dati suddetti possono essere desunti anche dagli atti anagrafici.
3. Restano salve le disposizioni di cui alla legg31 ottobre 1955, n. 1064, e di cui al decreto del Presidente della Repubblica 2 maggio 1957, n. 432.

Decreto Legislativo 30 giugno 2003, n. 196 Codice in materia di protezione dei dati personali

Articolo 177 – Disciplina anagrafica, dello stato civile e delle liste elettorali […] 3. Il rilascio degli estratti degli atti dello stato civile di cui all’articolo 107 del decreto del Presidente della Repubblica 3 novembre 2000, n. 396 è consentito solo ai soggetti cui l’atto si riferisce, oppure su motivata istanza comprovante l’interesse personale e concreto del richiedente a fini di tutela di una situazione giuridicamente rilevante, ovvero decorsi settanta anni dalla formazione dell’atto. […].

PUBLICATION IN INTERNET OF ITALIAN VITAL RECORDS

Under laws of European Community (EC), publications in Internet of vital records are only allowed to documents more than 100 years old. And always, these publications are subject to claims of privacy of descendants or right holders, especially in case of sensitive information, (race, color of skin, religion, etc.) in which the restriction could be extended to more years of delay.